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総務への転職を未経験から成功させる3つのポイント

総務の仕事内容

「総務に興味あるけど、イマイチ何をしてるのかわからない」
「未経験なんだけど…総務に転職ってムリかな?」

どの業界、どの会社にも必ずある総務のお仕事。

大手企業では総務・経理・人事と3つに分かれていますが、中小企業では経理部と人事部がなく、総務部がこの2つを兼ねていることも多いです。総務で働いたことない人には「総務って一体何やってるの?」と仕事内容のイメージすら思い浮かばないことも珍しくありません。

 

ハジメ

あたりまえだが総務部は会社にとって重要な部署だ。
実は私自身も地味なイメージを総務部に持っていましたが、実際未経験で総務に転職してみて、まったく違ったんです。

リカさん

 

どの会社にも必ずある部署は総務だけです。そんな総務という仕事が重要でないがわけありません。また、ほぼ全ての会社にある総務に転職できる、ということは仕事に困らなくなるということです。

今回は総務部で働いた実際の経験から「総務がどんな仕事をしているのか」「未経験から総務に転職するにはどうすればいいのか」をお伝えします。

 

「総務」は仕事範囲が広い!

総務の仕事内容

総務のシゴトは総合事務職といわれるほど、範囲の広いお仕事です。

営業部署の打ち合わせ資料の作成、広報部の開催イベントの会場の設営サポート、経営会議の段取りや所々連絡など…。

総務の仕事
  1. 経営会議運営
  2. 株主総会運営
  3. 社内行事の企画・運営
  4. 社内資料の作成
  5. 出張手配
  6. 急な来客の対応など受付的な仕事
  7. コピー用紙やトナーの発注など会社備品の管理

「総務の仕事はコレです!」と言い表せないほど、多岐にわたります。

総務は「会社に必要なこと全て」「対応範囲が”この部署”と決められていないお仕事」などの全てをやると思ったほうがいいです。

 

会社によっては総務のことは庶務(しょむ)と呼んだります。

リカさん

総務は会社全体を見てサポートをする部署になります。

「こうした方が会社の役に立つ」というものを見つけていき、自分で仕事にしていくような部署です。

総務のお仕事は自分次第でドンドン広がっていきますし、大変なお仕事といえます。

しかし、だからこそ面白いお仕事といえます。

 

総務の役割は会社規模で変わってくる

総務に求められる仕事内容

 

総務に求められる役割は会社の規模によって異なります。

大企業であれば経理部や人事部などと連携を行い、本部が上手く回るようなハブとなる役割が中心です。

中小企業であれば経理部や人事部も兼任するなど、より範囲が広くなる傾向があります。

ハジメ

ひとみさんの前職は総務だったよね?くわしく話してもらえるかな?
私が総務として転職した企業は30人ほどの中小企業でした。

リカさん

ハジメ

中小企業の総務は仕事の範囲が広い。具体的にはどんな仕事をしていたんだ?

一般的な総務の仕事と同時に

・社長や副社長の雑用を手伝い

・経営会議のセッティング

・役員のスケジュール調整

などの「社長秘書」的なポジションもやっていましたよ。

リカさん

 

中小企業の総務であれば、会社に足りない役割を担うこともあります。求められる能力も少し変わってきます。

例えば、社長秘書の場合は「的確にヒヤリングする能力」「スピード感のある動き」「気遣い」などの能力が求められます。忙しい社長や副社長などの役員クラスの人と仕事を一緒にすることは簡単ではありません。

しかし、いろいろな役割を任されるということは、やりがいだけでなく、キャリアも身につくということです。

事務職をやってみたいけど、人事や総務、広報などで悩んでいる未経験なら中小企業の総務への転職をオススメします。

中小企業であれば、社長秘書・役員秘書のような役割をもらえることもあります。ハイレベルな人たちと仕事をすることも多くなるでしょう。経営方針や戦略などについて近い位置で学ぶことができます。今後独立を考えている人や経験に関わりたいと考えている人には価値のある経験ができる仕事でしょう。

また、総務と同じく経営に近い部署としては経理があります。

MEMO
経理ってどんな仕事
総務と同じバックオフィスといわれる「経理」の仕事についてはこちらでまとめてあります。
参考経理への転職「狭き門」を未経験で突破するための2つのポイント

総務への転職で必ず見られる3つの能力

総務への転職

 

総務は究極のサポート部署になります。

誰もやらない仕事を進んで行ったり、他部署(例えば、技術職や営業などの現場の人たち)が快適にすごせる環境作りを行っていく仕事になります。

そのため、コミュニケーション能力や自主性は必要となっていきます。

「コミュニケーション能力(社内・社外)」

総務はいろいろな部署の人のサポート、更には要望や問題点を受けて改善をしていく部署です。

バックオフィスといえども「コミュニケーション能力」を求められる仕事です。

また、社内だけでなく、社内環境をよくするために取引先と直接交渉するときもあります。交渉力を必要となりでしょう。

社員の要望や問題点をうけ、改善していくことは色々な人とのコミュニケーションが必要ということが分かっていただけると思います。

 

問題を発見し、解決する「問題解決能力」

総務は会社がより円滑に動いていくためにサポートをしていく部署になります。

会社が円滑に動いていくためには要望を聞いてから動くだけでなく、自ら問題点を見つけて改善していくことが大切です。

クライアントの広告戦略を見直して大いに反響があった。自社製品を見直して売上を大きく伸ばした。こういった経験は総務へのアピールとして大いにプラスになります。

逆に総務の経験は違う職種でも大いにアピールになることもあります。

ハジメ

実際に総務で活躍した若手が、外資系の戦略コンサルティングファームへの転職を成功させた人がいるんだ。

 

総務としての評価が一気に高まる「英語力」

英語力があると役立つ

 

グローバル化にともない、海外との取引を進める日本の企業は少なくありません。

そして、今後ますます増えていくことは間違いありません。そうなると役に立つのが「英語力」です。

実際に契約内容をまとめたり、交渉したり、製品のやり取りをしたりするのは営業の仕事かもしれません。しかし、契約書の作成や送金のやりとりなどは総務の仕事になってきます。そんなときに英語のできる総務がいたら一気に責任者のポジションに抜擢されることもあるでしょう。

海外取引の実績がある会社や今後海外展開を視野にいれているような会社を受けるなら、英語力はアピールするだけプラスになります。

また、英語力を表すにはTOEICがおすすめです。日本の企業はテストの点数がいまだに好きなので実践力も大切ですが、分かりやすいTOEICをおすすめします。点数は800点以上があると説得力が増しますよ。

 

MEMO
転職に役立つ英語資格
転職で役立つ英語資格をご紹介しています。入社後も昇進にプラスになることもあるんです。
参考転職に有利な英語資格6選!王道TOEICから国内・外資系企業向け英語資格を紹介

 

未経験から「総務」への転職を成功させる秘訣

外資系企業への転職

総務の転職は「コミュニーケーション能力」「問題解決力」「英語力」の3つを軸にアピールすれば、未経験でも十分に可能があります。
私は「問題解決力能力」と「英語力」が評価され未経験でも総務への転職を成功させた経験があります。

リカさん

 

これまでもお伝えしてきましたが、総務は会社の規模や会社によっても役割が異なります。「総務だからコレをしなければいけない」というルールが見にくく、柔軟性が求められる仕事です。
また、「バックオフィスでのんびりしたい」という理由で総務を志望する人は多いです。
だからこそ総務の志望動機は「会社経営をしっかりとサポートしたい」「会社が円滑に経営できるように問題点を解決していきたい」と、具体的でアグレッシブな志望動機が有効です。
総務という仕事はアグレッシブを全面に押し出すことで未経験でも十分に転職することができます。
加えて、総務に転職をする上で大切なことは常に求人情報を仕入れて「転職のタイミングを逃さない」ことです。
総務の仕事は比較的安定しており、働きやすい環境でもあることから退職するひとがあまりいない傾向があります。そのため、総務のポストは空きにくいので、求人情報が出たタイミングで応募できるようにアンテナを貼あることが重要です。
MEMO
転職は転職エージェント
他の職種で実績があり、総務へキャリアチェンジを考えているなら転職エージェントの利用が必須です
参考転職エージェントおすすめ13社!キャリア別に実際に利用した転職成功者が詳細に紹介

総務の仕事内容と転職のコツ まとめ

総務のお仕事の内容、未経験から総務へ転職するコツを元総務部経験者として紹介してきました。

総務は大変ではありますが、会社の広い範囲に関われるやりがいの高い仕事です。

総務のポジションは空きにくいので、転職エージェントの登録早めにしておきましょう。登録したらすぐに転職できるわけではないのが総務というポジションです。

 

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